Предоставление учебного отпуска. Оформление и оплата.

Если сотрудник учится, то по его требованию работодатель обязан предоставить ему учебный отпуск, однако вопрос, касаемо оплаты такого отпуска, необходимо рассматривать в индивидуальном порядке. Возможно, работнику полагается только неоплачиваемый учебный отпуск. Во многих компаниях есть сотрудники, совмещающие работу с обучением, в соответствии с законодательством указанным работникам полагаются учебные отпуска. Но в Трудовом кодексе нет термина «учебный отпуск». В нем идет речь о дополнительных отпусках с сохранением среднего заработка и об отпусках без сохранения заработной платы для работников, совмещающих работу с получением образования и поступающих на обучение. На практике учебными отпусками принято называть те отпуска, которые предоставляются работникам для различных целей, связанных с образованием. Такие отпуска установлены главой 26 Трудового кодекса.

Учебный отпуск может быть:
— оплачиваемый (дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка);
— неоплачиваемый (отпуск без сохранения заработной платы).

Кому положен учебный отпуск? Согласно положениям Трудового кодекса (ст. 173-176 ТК РФ) учебные отпуска положены тем работникам, которые получают определенный уровень образования. Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает при наличии следующих обязательных условий:

— работник учится успешно;
— учебное заведение имеет государственную аккредитацию;
— работник получает образование такого уровня впервые.

Рассмотрим отдельно каждое из этих условий, а также трудности, возникающие при их выполнении.

Учится успешно. Трудовой кодекс не раскрывает содержание понятия «успешное освоение образовательной программы». Как правило, говоря об успешности обучения, подразумевается отсутствие задолженностей по предметам или «неудов» в зачетной книжке. Но осуществление текущего контроля успеваемости обучающихся относится к компетенции образовательного учреждения, поэтому успешность обучения подтверждается справкой-вызовом, а требование предоставить зачетную книжку или иные документы об успеваемости со стороны работодателя неправомерно.

Государственная аккредитация. Право на оплачиваемый учебный отпуск имеют сотрудники, совмещающие работу с обучением по образовательным программам, имеющим государственную аккредитацию. Но есть и исключение, учебный отпуск (оплачиваемый или неоплачиваемый) можно предоставить и тем, кто учится в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Для этого данное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре (ст. 173, 174 ТК РФ). Если работодатель направил работника на такое обучение с отрывом от работы, работнику предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом (ст. 187 ТК РФ).

Получение образования впервые. Если сотрудник учится в техникуме, колледже или институте впервые, то в этом случае вопросов не возникает. Но существуют и не такие очевидные случаи, когда получаемое образование также считается первым. Например, если работник ранее уже получал образование соответствующего уровня, но не окончил обучение (не получил диплом), то получаемое им сейчас образование того же уровня в целях предоставления учебного отпуска считается первым. Еще один вариант, если работник получил высшее образование сразу после окончания школы, то обучение по образовательным программам среднего профессионального образования считается получением образования соответствующего уровня впервые. И вариант, если работник, имеющий диплом о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации квалифицированного рабочего (служащего), учится по программам подготовки специалистов среднего звена, то это не является получением второго или последующего среднего профессионального образования. Обучение в магистратуре сотрудника с дипломом бакалавра также не будет являться получением второго высшего образования, следовательно, такой работник может воспользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством. Единственное исключение, когда учебный отпуск (как оплачиваемый, так и неоплачиваемый) может быть предоставлен работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, — это направление на обучение самим работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме (ст. 177 ТК РФ).

Непрофильное обучение. Если специальность, по которой обучается сотрудник, для компании непрофильная, работодатель не имеет права отказать работнику в предоставлении учебного отпуска, поскольку Трудовой кодекс не связывает предоставление учебного отпуска со специальностью, которую получает учащийся. Если же работник направляется на обучение работодателем по определенной специальности, то переход на другую специальность невозможен.

Если учится совместитель. Совместителям учебные отпуска не предоставляются, право на учебный отпуск возникает только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). В отношении работы по совместительству такому работнику на основании его заявления может быть предоставлен обычный отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Если работник учится одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то отпуск положен в связи с обучением лишь в одной из этих организаций по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Когда учебный отпуск оплачивается? Работники, которые обучаются заочно или по вечерам по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, программам среднего профессионального образования, полагаются оплачиваемые учебные отпуска (ст. 173, 174 ТК РФ). Оплачиваемые учебные отпуска предоставляются в календарных днях. Причина и продолжительность учебного отпуска зависят от того, какое именно образование получает работник (см. таблицу 1).

Таблица 1. Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска в зависимости от вида образования

Порядок оплаты учебного отпуска. На период оплачиваемого учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Исчисляется он в порядке, предусмотренном для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях. Средний заработок выплачивается за все календарные дни, включая праздники, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставляемого в соответствии со справкой-вызовом. Оплатить учебный отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Внимание, зачисление учебного отпуска после окончания сессии и предоставления работодателю справки-подтверждения неправомерно. За нарушение срока выплаты отпускных работодатель несет материальную ответственность (ст. 236 ТК РФ). При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

Важно! Произошли изменения в предоставлении учебных оплачиваемых отпусков работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для сдачи итоговых государственных экзаменов продолжительностью 1 месяц с 1 сентября 2013 года не предоставляется (подп. "б" п. 18, подп. "б" п. 20 Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ (далее — Закон N 185-ФЗ)).

Последствия непредоставления справки-подтверждения либо предъявления такого документа, в котором отмечены нарушения (в частности, неявка на экзамены), трудовым законодательством прямо не определены. Выявив нецелевое использование учебного отпуска, работодатель может потребовать от работника добровольно вернуть отпускные. При этом в случае отказа сотрудника исполнить это требование удерживать отпускные из заработной платы нельзя, так как Трудовым кодексом не предусмотрено такое основание для удержания (ст. 137 ТК РФ). Работодатель может обратиться в суд с иском о взыскании излишне выплаченной суммы, но, учитывая отсутствие в законе прямых норм, спрогнозировать итог судебного разбирательства проблематично.

Предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с обучением, — это обязанность работодателя, а не право. Поэтому в случае их неисполнения работник может обратиться в государственную трудовую инспекцию, которая в свою очередь может предъявить нарушителям трудовых прав обязательные для исполнения предписания для устранения нарушений трудового законодательства (ст. 357 ТК РФ). Кроме того, инспекция вправе привлечь виновных к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно! Студенты училищ, которые получают начальное профессиональное образование, больше не имеют права на оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов на 30 календарных дней в течение одного года, независимо от формы обучения — очной, заочной или вечерней (п. 21 Закона N 185-ФЗ).

Когда учебный отпуск не оплачивается? Помимо оплачиваемого отпуска учащийся работник вправе дополнительно взять учебный отпуск за свой счет. Учебный отпуск без сохранения среднего заработка предоставляется в календарных днях. Продолжительность таких отпусков зависит от их цели и уровня образования (см. таблицу 2).

Таблица 2. Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска в зависимости от вида образования

Законом установлены не только условия предоставления учебных отпусков, но и гарантированная их продолжительность. Если в трудовом договоре с работником будет указано меньшее количество дней учебного отпуска или будет включено условие о том, что работник отказывается от использования учебного отпуска или его оплаты, то это условие трудового договора применяться не будет (ч. 2 ст. 9 ТК РФ). И наоборот, не запрещено улучшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Поэтому в коллективном договоре или в трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные случаи предоставления учебных отпусков, увеличение их продолжительности или предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы (ст. 9, 41, 57 ТК РФ).

В то же время следует отметить, что предоставление учебного отпуска является одной из гарантий для сотрудников, совмещающих работу с обучением, то есть работник может воспользоваться этой гарантией полностью либо отказаться от нее или воспользоваться частично. Для этого сотруднику помимо справки-вызова необходимо подать заявление с указанием того, с какой даты и на какой срок он просит предоставить ему учебный отпуск. Даты запрашиваемого учебного отпуска не должны выходить за рамки периода, указанного в справке-вызове. Тогда за отработанное время должна быть выплачена заработная плата, а за фактически использованные дни отпуска — средний заработок. То, что частичное предоставление учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове, не противоречит трудовому законодательству, подтверждает и судебная практика (определения Забайкальского краевого суда от 21.03.2012 N 33-835/2012, Вологодского областного суда от 28.09.2011 N 33-4454/2011). Хотя Роструд по этому вопросу придерживается другой точки зрения (письмо Роструда от 12.09.2013 N 697-6-1). Предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства, так как учебный отпуск имеет строго целевое назначение и должен быть использован только в установленные сроки.

Документы для оформления учебного отпуска. Основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов (ст. 177 ТК РФ). Утверждены две формы справки-вызова: для получающих высшее образование (приказ Минобразования России от 13.05.2003 N 2057) и среднее профессиональное (приказ Минобразования России от 17.12.2002 N 4426). Справка-вызов для высшего учебного заведения будет отличаться в зависимости от того, какой отпуск предоставляется — оплачиваемый или нет. Для других случаев предоставления учебных отпусков формы справки-вызова не утверждены. Также нет утвержденной формы справки и для программы, не имеющей государственной аккредитации. Внимание, работник не обязан приносить копию свидетельства о государственной аккредитации. Эта информация содержится в справке-вызове. В случае если работнику предоставляется учебный отпуск согласно коллективному или трудовому договору, такая справка выдается произвольной формы, единственное требование — в ней должны быть отражены цель и сроки предоставления учебного отпуска. Вторая часть справки заполняется образовательным учреждением и заверяется печатью после учебного отпуска. Она является подтверждением того, что работник использовал учебный отпуск по назначению, а именно: действительно находился в том образовательном учреждении, которое выдало ему указанную справку-вызов. Эту часть работодатель отдает работнику при получении от него справки-вызова перед отпуском, а работник возвращает ее при выходе на работу из учебного отпуска. Если работник предоставит только справку-вызов, то ему необходимо оформить учебный отпуск в соответствии с ней, самостоятельно менять даты учебного отпуска работодатель не имеет права.

Важно! Заменять учебный отпуск денежной компенсацией, а также работать, находясь в учебном отпуске, нельзя. Если во время учебного отпуска фактически работник трудился, за отработанные дни ему полагается заработная плата, а средний заработок, полученный работником в качестве отпускных, в этом случае является излишне выплаченным.

Экспертный комментарий от Бориса Алексеевича Чижова (заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник РФ 2 класса)

Если сотрудник справку-вызов не представил. Справка-вызов выдается образовательным учреждением работнику перед началом учебного отпуска. Она состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и справки-подтверждения. Сотрудник передает организации документ с заполненной первой частью, она служит основанием для предоставления учебного отпуска сотруднику и начисления ему отпускных. Если работник такую справку не представил, то у работодателя нет оснований предоставлять ему учебный отпуск. При этом неявка на работу может служить основанием для рассмотрения вопроса о прогуле сотрудника с вытекающими последствиями. Заметим, что прогул относится к дисциплинарным проступкам, за совершение которых работодатель на основании представленных объяснений отсутствовавшего работника вправе применять разные виды дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ) - замечание, выговор, увольнение. Если работник совершил прогул и был наказан, то он не теряет права воспользоваться следующим учебным отпуском при представлении справки-вызова в установленном порядке.